„So, ich freue mich, Euch/Sie im Bus 2 zur Musicalfahrt „Tarzan“ 2017 begrüßen zu dürfen“, klingt es aus den Lautsprechern im Bus. Was aber muss geschehen, bis die Schüler- und die sie begleitende Lehrer- und Elternschaft diesen Satz zu hören bekommen?

 

 

März bis Mai 2016: Mailen und Telefonieren bis die „Drähte“ glühen

Eine derartig große Schulveranstaltung der SV (Schülermitverwaltung) zu organisieren bedeutet immer einen exakten Planungs-, Ablauf- und Zeitplan im Kopf zu haben. Alles beginnt damit, dass bereits vor der Durchführung der jeweils aktuellen Musicalfahrt ent­schie­den wird, welches Musical im nächsten Schuljahr besucht werden soll.
Um den Schülerinnen und Schülern und den sie begleitenden Erwachsenen ein entsprechendes Angebot machen zu können, werden bereits im Frühjahr die Spielpläne der nächsten Spielzeit gesichtet. Leider ist es nicht möglich, dazu einfach Flyer ein­zu­sam­meln oder in den Reisebüros zu erfragen was im nächsten Jahr auf den Musicalbühnen in NRW gespielt wird, da die jeweiligen Spielpläne in der Regel erst im Juli/August veröffentlicht werden. Stattdessen werden die Veranstaltern per E-Mail und Telefon kontaktiert und die Jahresplanung konkret erfragt. Es ist dabei eine Illusion zu glauben, dass jede/r In­te­res­sierte von den Verantwortlichen eine Auskunft bekommt, vielmehr muss man sich die Ant­wort durch die Bedeutung als Kunde und die bisherige vertrauensvolle Zusammenarbeit auf beiden Seiten erarbeiten. In diesem Fall hat das Kopernikus‑Gymnasium Neubeckum inzwischen durch die langjährige Zusammenarbeit und die große Anzahl von Musical­be­geis­terten eine derartige Überzeugungskraft gewonnen, dass die SV inzwischen die gewünschten Informationen (fast immer) ohne Probleme erhält.

Ende Mai/Anfang Juni 2016: Welche Produktion überzeugt uns?

Stehen alle Produktionsdaten und die Veranstaltungsorte fest, geht es in die Diskussions- und Entscheidungsrunde. Dabei müssen die grundsätzlichen Fragen geklärt werden: Ist das Thema des Musicals für die Schülerinnen und Schüler interessant? Kann die Spielstätte von der Schule aus im Rahmen einer Busfahrzeit von einer bis maximal zwei Stunden erreicht werden (schließlich können wir erst am Nachmittag starten und wollen den Aufführungsort auch noch bei Staulage „bequem“ erreichen)? Ist die zweite Frage mit einem Routenplaner und den Erfahrungen der täglichen Staumeldungen im Radio und/oder in der App noch relativ einfach zu beantworten, so gestaltet sich die Entscheidungsfindung bei der ersten Frage doch deutlich schwieriger. Es kommt immer wieder zu kontroversen Diskussionen, ob wir mit der Produktion wirklich alle Schülerinnen und Schüler, von der Klasse 5 bis zu den Abiturientinnen und Abiturienten ansprechen und begeistern können.
Bei der diesjährigen Musicalfahrt war die Antwort allerdings gar nicht schwierig, sondern innerhalb von Minuten gefunden. Dem Musical „Tarzan“ eilt ein derartig guter Ruf voraus (ein Alexander Klaws als Tarzan‑Darsteller war und ist daran bestimmt nicht ganz unbe­teiligt), dass schnell klar war, dass die SV mit vielen Anmeldungen rechnen kann. Zudem ist die Spielstätte das Stage Metronom Theater in Oberhausen. Sie wurde in den letzten Jahren häufig angefahren und ist bei der Schülerschaft sehr beliebt.

Juni 2016: Hilfe! Ich brauche noch mehr Karten. …

Parallel zu den konkreten Planungen der Musicalfahrt „Phantom der Oper“ (2016) laufen die ersten Planungen für die Musicalfahrt 2017 an. Anhand der Anmeldezahlen der letzten Schuljahre und des aktuellen Jahres versucht die SV abzuschätzen, wie viele Schüle­rinnen, Schüler und begleitende Eltern sich wohl für die kommende Musicalfahrt anmelden werden, da zunächst Lehrkräfte als Begleitungen gewonnen werden müssen.
Ohne die vielen, sich freiwillig engagierenden Lehrkräfte wäre eine solche Fahrt nicht möglich und so gilt es zunächst, sie von dem Vorhaben zu überzeugen. Die Lehrerinnen und Lehrer begleiten die Schülerinnen und Schüler in den Busse, sind Ansprech­partner/innen während der Fahrt und im Theater und sorgen unterstützt von den vielen Eltern (die sich dankenswerter Weise ebenfalls für diese einzigartige Veranstaltung engagieren) dafür, dass die notwendigen (Verhaltens-)Regeln eingehalten werden. Ihnen allen gebührt der jährliche Dank der SV!
Steht ein derartiges „Lehrer/innen‑Basisteam“ geht es in die erste spannende Phase der neuen Musicalfahrt. Auf der Rückfahrt der aktuellen Musicalfahrt wird das Fahrtziel des nächsten Schuljahres verkündet. Sind die unmittelbaren Rückmeldungen gut, darf die SV darauf hoffen die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Bei der Ankündigung der „Tarzanfahrt“ wird schnell klar: Es werden viele, sehr viele Eintrittskarten gebraucht.

August bis Oktober 2016: Zahlen, Zahlen, Zahlen

Mit der Wahl des neuen Schülersprechers und seinem SV‑Team fällt gleichzeitig der Start­schuss­ für die Anmeldephase zur Musicalfahrt „Tarzan“. Auf der Basis der ge­schätzten Anmeldezahlen werden erste Preise für die Eintrittskarten mit der verantwort­lichen Sales Managerin (die Person verhandelt die Eintrittspreise für Großgruppen) ausgehandelt. Dazu werden ziemlich viele Telefonate geführt und E-Mails geschrieben, die das Besprochene/Verhandelte noch einmal schriftlich von beiden Seiten bestätigen. Zudem werden zeitgleich Anfragen an regionale Busunternehmen gestellt, um auf der Grundlage der dann vorliegenden Angebote entscheiden zu können, welches Busunternehmen die Zusage für die Busfahrt erhält. Auf der Grundlage der Verhandlungen werden dann die Elternbriefe und die Anmelde­bögen erstellt.
Für die SV beginnt dann die spannende Zeit der Anmeldungen. In allen Klassen und Kursen werden von SV‑Mitgliedern die Elternbriefe mit den Anmeldebögen ausgeteilt – und es stellt sich jedes Jahr wieder die Frage: Wie viele werden sich anmelden? Das Musical „Tarzan“ ließ die Anmeldezahlen bis zum Anmeldeschluss vor den Herbstferien auf 407 Personen stetig ansteigen. Ein neuer Rekord! Zugleich beschlich die SV – und auch die verantwortliche SV‑Lehrerin, Jutta Michelswirth – ein Gefühl: „Das war noch nicht alles! Da kommen noch Anmeldungen“. Ja, und so kam es dann auch. Nach Meldeschluss kamen noch viele Schülerinnen und Schüler auf die SV zu und gaben ihre Anmeldebögen verspätet (!) ab. Die Anmeldezahl stieg ein weiteres Mal: Inzwischen auf 498 Personen! Diesen „verspäteten Anmeldern/Anmelderinnen“ ist hier noch einmal deutlich mitzuteilen: Ihr habt Glück gehabt, dass die SV die Anmeldesituation derartig eingeschätzt hat, dass sie nicht nur die 407 Personen bei der Stage Entertainment optioniert (angemeldet und damit im Veranstaltungssystem für den 28. Juni 2017 im Metronom Theater für andere Interessenten blockiert) hat, sondern die Option eigenmächtig auf 500 erhöht hat. Nicht ahnend, dass die SV ihre Wette auf die zu ver­kaufen­den Sitzplätze an das Koper­ni­kus‑Gymnasium noch einmal erhöhen musste: Auf die finale Zahl von 550! - Was für ein Glück, das tatsächlich noch 50 weitere Karten zur Verfügung gestellt wurden!

Oktober 2016 bis März 2017: Wer hat gezahlt?

Natürlich muss irgendwann auch die endgültige Anmeldezahl bestimmt werden (siehe oben) und die sogenannte „Wette“ aufgelöst werden. Dem Veranstalter wird mitgeteilt, wie viele Karten das Kopernikus‑Gymnasium tatsächlich erwerben will (und finanziell erwerben kann!). Dabei ist zu beachten, dass die in der Option genannte Sitzplatzzahl nicht überschritten werden kann und auf Grund der pro­gnos­ti­zierten Anmeldezahl auch nicht weit unterschritten werden darf, damit die im Eltern­brief angekündigten Gesamtpreise für die (Schülerkarte/„Elternbegleitkarte“) Eintritts­karten und die Busfahrt auch eingehalten werden können. Wird die Option eingelöst, das bedeutet die entsprechende Anzahl an Eintrittskarten von der Schule angefordert, werden zugleich die verbindlichen Zahlungen an den Veranstalter fällig. Es ist also enorm wichtig, dass alle angemeldeten Personen bis zum verbindlichen Options­datum den jeweiligen Gesamt­betrag für die Musicalfahrt über­wiesen haben, damit die Karten verbindlich bestellt und bezahlt werden können.
Aus diesem Grund ist es in der Vorweihnachtszeit und vor den Halbjahreszeugnissen eine unbeliebte aber notwendige  Maßnahme, den säumigen Zahlerinnen und Zahlern klar zu machen (auch wieder mit einem eigenen Elternbrief und der direkten Ansprache in den Klassen und Kursen durch das SV‑Team), dass die SV dringend das ausstehende Geld benötigt, um die Verbindlichkeiten bezahlen zu können. Für die SV‑Lehrerin bedeutet das, annähernd täglich den Zahlungseingang zu kontrollieren und auf der Teilnehmerliste zu vermerken. Besonders nervig wird es dann, wenn der Name der angemeldeten Person nicht mit einer korrekten Klassenbezeichung (oder in der Oberstufe: der Jahrgangsstufe) versehen ist, denn dann müssen alle Klassenlisten nach dem Namen durchsucht werden! Selbst mit digitalem Suchlauf ein Ärgernis, das unglaublich viel Zeit – und auch Nerven - kostet.

April bis Anfang Juni 2017: Heute schon gepuzzelt?

Wer jetzt glaubt, dass es jetzt in der Planung etwas ruhiger wird, irrt sich gewaltig. Es wird viel mehr hochkomplex. Aus formalen und organisatorischen Gründen ist es notwendig, dem Theaterpersonal jederzeit nachweisen zu können, welche Personen das Musical „Tarzan“ besuchen und wo sie jeweils sitzen (falls es zu irgendwelchen Problemen im Theater kommt). Jede Schule muss daher eine verbindliche Teilnehmerliste beim Betreten des Theaters abgeben. Da auf dieser Liste auch die Sitzplätze nachgewiesen werden müssen, muss vorher für jede Person ein verbindlicher Sitzplatz festgelegt werden.
Mit dem Saalplan des Stage Metronom Theaters, den im Verkaufssystem eingebuchten Sitzplätzen und der Teilnehmerliste „bewaffnet“ beginnt nun die eigentliche Arbeit für Frau Michelswirth. Jede Person muss im Saalplan platziert werden. Eine unglaublich aufwän­dige Arbeit, wenn man bedenkt, dass aus schulischen und organisatorischen Gründen bestimmte Personen nicht oder gerade nebeneinander sitzen müssen. Manchmal kommt es dabei dann auch vor, das bisherige Planungen verworfen werden (müssen) und die „Puzzlearbeit“ ganz von vorne beginnen muss. Oftmals braucht es daher mehrere Wochen­enden der Planung bis der finale Sitzplan entsteht - und dann heißt es abschrei­ben. Jede Eintrittskarte wird mit dem Namen des jeweiligen Teilnehmers/der jeweiligen Teilnehmerin beschriftet, damit der Sitzplan im Theater auch zur Realität wird!

Mitte bis Ende Juni: Der ultimative Test!

Ist der Sitzplan erstellt, folgen die letzten Schritte der Vorbereitung. Zunächst muss der Busplan erstellt werden. Welche Klassen/Kurse, welche Personen fahren gemeinsam in einem Bus? Und wer betreut den jeweiligen Bus? Idealerweise sollte die den Bus betreuende Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler kennen. Die Klassen‑ und Kurslisten sowie die Lehrerstundenpläne sind dabei die Planungs‑ und Beurteilungsgrundlagen.
Sind die Entscheidungen getroffen werden die Umschläge für die einzelnen Busse und damit die betreuenden Lehrkräfte gepackt. Diese enthalten unter anderem die Eintritts­karten für alle Personen in dem Bus, eine Personenliste des jeweiligen Busses und die Verhaltensregeln für die Veranstaltung. Erst wenn klar ist, dass jeder Bus richtig „bestückt“ wurde findet diese Planung ihr Ende – und doch kommt der finale Akt erst am Tag der Musicalfahrt: Jeder Umschlag wird noch durch die Liste der an diesem Tag im Sekretariat krankgemeldeten Schülerinnen und Schüler ergänzt, damit auch klar ist wer möglicher­weise zwar auf der Busliste steht, aber leider doch nicht mitfährt ….
Und dann geht es endlich los. Es heißt: „ So, ich freue mich, ...“


Tarzan - Disneys Musical TARZAN im Stage Metronom Theater am CentrO Oberhausen .Josh Strickland (Tarzan) und Tessa Sunniva van Tol (Jane) [Pressefoto © Stage Entertainment - Morris Mac Matzen]